*Wilson Giglio
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LEGAL
Na realidade, pode não existir um departamento com este nome em sua empresa e nem é necessário, mas isto não quer dizer, de forma alguma, que todos os controles a ele pertencentes não devam ser feitos. Aqui nós deveremos ter os seguintes documentos (faça a checagem):
– Contrato Social e demais alterações devidamente registradas, com seus respectivos anexos, ou registro de empresário, se for o caso;
– Documentos do imóvel, tais como: Licença de Uso do Imóvel para os fins (ramo de atividade da empresa), pesquisa na Prefeitura referente à atividade do imóvel, se é permitida ou não, de acordo com a Lei de Zoneamento da Prefeitura, planta do imóvel (com aprovação da prefeitura e Habite-se), contrato de locação (se for o caso) e o IPTU.
– Todos os documentos relativos a CETESB (se for indústria) bem como a licença;
– Documentos de inscrição na Receita Federal (CNPJ);
– Documentos de inscrição na Secretaria da Fazenda do Estado;
– Documentos de inscrição na Prefeitura do Município e seu alvará de funcionamento;
– Certidões negativas (CND – TRIBUTOS FEDERAIS – DIVIDA ATIVA – CARTÓRIOS – FGTS – INSS – TRIBUTOS MUNICÍPAIS E ESTADUAIS).
– Controle de todas as obrigações mensais / trimestrais / semestrais / anuais, com todos os órgãos públicos, incluindo-se aqui a guarda dos mesmos;
– Controle de todas as normas que envolvem as atividades da empresa;
– Guarda de todas as convenções coletivas que envolvem os colaboradores;
– Gerenciamento de arquivos internos, de toda a documentação gerada pela atividade da empresa;
– Documentos referentes ao registro da Marca da empresa e seu acompanhamento;
– Gerenciamento de contratos de prestação de serviços com terceiros;
– Cópias autenticadas dos documentos dos sócios (RG – CPF – TÍTULO DE ELEITOR – PASSAPORTE – CNH)
– Alvarás complementares (depende da atividade da empresa) como: Vigilância Sanitária, Produtos Perigosos, Corpo de bombeiros, IMMETRO, IBAMA, etc…
– Registros nos órgãos de classe (quando for obrigatório) bem como Sindicato da empresa e colaboradores;
– Registro e controle de procurações em geral;
– Controle de processos (civil – criminal – empresarial – trabalhista – cobranças);
– Publicações em jornais de qualquer obrigatoriedade da empresa;
Utilize este tópico para realizar um Check List de todos os itens mencionados e guarde-os em pastas no seu arquivo. Estes documentos devem estar sempre disponíveis e de fácil acesso.
*Wilson Giglio
Organizador de Empresas e de Pessoas, Consultor em Gestão Empresarial, Especialista em empresas de Comunicação Visual, Cursos EAD exclusivos: www.parceirodosempresarios.com.br
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