Temos mais um ano pela frente e não podemos mais fazer o que fizemos no ano que passou. Temos realmente que tomar uma atitude para não afundar retomando o crescimento de nossa empresa e gerando resultados positivos. Será uma tarefa fácil? Certamente não! A escolha é sua. Ou coloca a “mão na massa” ou então perde o seu patrimônio. Tenho debatido este problema com gráficos de Norte a Sul do Brasil, desde microempresas até empresas de porte com mais de 200 funcionários.
Nem sempre acertamos da primeira vez, mas, se não insistirmos, nada será alcançado. No ano passado, pudemos nos sentir abençoados por ajudar algumas empresas a sair do buraco. O que estamos propondo? Estamos propondo colocar uma nova ótica e maneira de atuar em problemas que já existem há muitos anos e que o empresário gráfico nunca quis ou não consegue mudar.
Partimos para modernas técnicas de alavancagem de empresas onde o mais importante inicialmente será o de PADRONIZAR PROCESSOS, que é a base para uma gestão estratégica. Na busca pelo alcance de melhores resultados e melhorias nas etapas de produção (de vendas, passando pelo PCP até a expedição), os gestores têm buscado no mapeamento de processos uma modelagem do fluxo de atividades com vistas a ganhos de competitividade e melhor desempenho.
Mapear um processo não é uma tarefa fácil! Diariamente, uma série de processos é executada e, muitas vezes, erros e falhas podem ocorrer pelo fato dos gestores desconhecerem os reais detalhes na sequência das tarefas, não identificarem os recursos ou mesmo as facilidades necessárias à sua execução, até pela falta de uma visão sistêmica para saber lidar com as pessoas e suas resistências e dificuldades.
Mas como controlar todos os passos na execução de atividades dentro de nossa gráfica? Aí é que o mapeamento de processos funciona como peça-chave na estrutura organizacional e na melhor gestão empresarial.
O QUE É O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que permite compreender o funcionamento de cada etapa do processo produtivo de forma a examiná-lo e melhorá-lo. Por meio dessa ferramenta, é possível ter controle de todos os passos-chave do funcionamento da empresa e do setor, possibilitando melhorar processos já existentes ou implantar novas estratégias voltadas para esses processos.
Como a padronização é resultado de um processo modelado, fica evidente que para mapear todos os processos é necessário utilizar alguma simbologia (ou mesmo anotações) específica, ou seja, o mapeamento consiste em elaborar um fluxograma para melhor compreensão de um processo e, é claro, para documentar um processo.
PELO MAPEAMENTO DE PROCESSOS, É POSSÍVEL:
• Eliminar tarefas desnecessárias;
• Reduzir os atrasos ou retrabalhos;
• Esclarecer os papéis dentro do processo;
• Reduzir custos e automatizar rotinas;
• Mudar processos com rapidez de forma a torná-los mais ágeis;
• Padronizar em conformidade com as melhores práticas de produção, gerando maior transparência;
• Ter maior controle e monitoramento;
• Conseguir melhor satisfação e resposta do cliente quanto ao produto/serviço entregue.
COMO DEVE SER FEITO O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
O primeiro passo em um mapeamento de processos é envolver todos aqueles que trabalham na execução deles:
• Colaboradores: os que realizam o trabalho;
• Fornecedores;
• Clientes (INTERNOS E EXTERNOS);
• Supervisores ou demais funções.
É essencial que todos os profissionais operacionais sejam envolvidos no mapeamento dos processos. As pessoas que trabalham na empresa serão o elo pelo qual você poderá encontrar as informações necessárias sobre tudo o que é desenvolvido na SUA EMPRESA.
Para alcançar tal objetivo, algumas técnicas de mapeamento de processos são úteis, como:
• Entrevistas, questionários, reuniões;
• Observações de campo;
• Coleta de evidências;
• Análise de documentos e relatórios existentes.
• Seja qual for o método escolhido, tente pontuar: ETAPAS, LOCALIZAÇÃO, RESPONSABILIDADE, etc.
SUGESTÃO PARA A ADOÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS
Estabeleça objetivos claros de melhoria contínua;
Avalie a natureza dos processos que estão sendo adotados e decida se o mapeamento de processos pode render mais benefícios na identificação de oportunidades de melhoria, ou seja, use o mapeamento de processos onde ele é mais apropriado;
Avalie continuamente o mapeamento de processos dentro das estruturas.
*Thomaz Caspary é consultor de empresas, Coach e diretor da Printconsult Ltda. – tcaspary@uol.com.br.
